Como administrar sua clínica odontológica

October 24, 2019

 

 

 Dentistas, gestores e empreendedores que são proprietários de clínicas odontológicas encontram inúmeros desafios diários para fazer suas clínicas ter um bom faturamento, lucratividade e se perpetuarem no tempo.

 

 Muitos profissionais de odontologia encontram dificuldades em administrar suas clínicas quando essas crescem, aumentando o número de consultórios, dentistas, especialidades e funcionários.

 

 Isso é normal, pois a grande maioria dos profissionais de saúde não teve a devida preparação em administração de empresas, marketing e gestão.

 

 Muitos, conseguiram crescer suas clínicas a partir do seu enorme talento técnico e da sua capacidade empreendedora.

 

Porém, a partir de certo momento na vida de todo empreendedor de odontologia é preciso mais do que talento natural, esforço e dedicação.

 

 É necessário também dominar técnicas, metodologias e ferramentas de gestão para que suas clínicas possam continuar crescendo sem perder o rumo.

 

 Como administrar sua clínica odontológica

 

 Em primeiro lugar é preciso entender o que significa administrar uma clínica odontológica. Administrar é organizar, dirigir, direcionar e controlar a empresa.

 

 Para administrar é fundamental que exista um modelo de negócios. Um modelo de negócios é um formato organizacional. É a forma como os processos, atividades e recursos, sejam eles equipamentos, pessoas e finanças são estruturados na sua clínica para prestar o serviço aos seus pacientes e obter lucro.

 

No final das contas é o modelo de negócios que define como sua clínica vai ganhar dinheiro, ser lucrativa, como ela será administrada, que objetivos vai perseguir, como fornecerá os serviços e quais serviços serão fornecidos para quais pacientes / clientes.

 

 Administrar uma empresa sem um modelo de negócios consistente é como navegar em um barco sem leme em mar revolto. O caos se instala e chegar a um destino qualquer é uma missão quase impossível.

 

 Crie o modelo de negócios da sua clínica odontológica

 

 Para administrar sua clínica é preciso definir seu modelo de negócios, como vimos anteriormente. Mas qual modelo de negócios é o mais indicado para a odontologia?

 

 A resposta depende dos seus objetivos, da direção que você quer dar para o seu negócio. Existem diversos modelos de negócio que podem ser aplicados a uma clínica odontológica, tais como:

 

  • Clínica popular;

  • Franquia odontológica;

  • Clínica multidisciplinar;

  • Clínica especialista;

 

Cada um desses modelos de negócio tem suas particularidades. Assim, por exemplo, as clínicas populares se baseiam em custos e preços baixos com entrega de serviços de qualidade baixa / média e volume alto de vendas.

 

 Por outro lado, o modelo de negócio das franquias de odontologia foca na escalabilidade, padronização e uniformização além do poder da marca.

 

 Já as clínicas especialistas tem como modelo de negócio a super especialização em um procedimento específico tornando referência de mercado, buscando com isso a percepção de autoridade em determinado segmento, cobrando geralmente preços mais altos e volume baixo de vendas, com alta lucratividade.

 

 Em contraposição ao modelo de especialização as clínicas multidisciplinares focam na oferta ampla de serviços, com preços médios, médio volume de vendas e  lucratividade marginal.

 

 Existe, de fato, algum modelo melhor ou mais lucrativo do que o outro? Na verdade não. Na nossa experiência com consultoria para dentistas já identificamos clinicas multidisciplinares muito lucrativas e outras nem tanto. Da mesma forma, franquias podem ser muito bem sucedidas dependendo da forma como são implantadas.

 

Administrando modelos de negócios

 

Independente do modelo de negócios selecionado existe uma única semelhança ou item que precisa ser bem administrado em todos eles: os processos de negócio.

 

 Processos de negócios são conjuntos de atividades que são realizadas dentro de uma clínica que juntos contribuem para a entrega dos serviços da clínica, a satisfação do paciente e o faturamento, lucro e rentabilidade de qualquer clínica. 

 

 Toda clínica é uma coleção de processos, mas podemos destacar pelo menos 4 grandes grupos de processos que toda clínica precisa ter bem mapeados, padronizados, documentados e gerenciados, a saber:

 

Marketing

 

 Nenhuma clínica de sucesso, absolutamente nenhuma, sobrevive e prospera no rude ambiente de negócios brasileiro sem um processo de marketing.

 

 O processo de marketing da sua clínica odontológica deve ser implementado antes mesmo da inauguração da clínica, já que marketing é um processo que permeia todo o ciclo de vida do negócio, desde o nascimento, passando pela maturidade e indo até a estabilização do negócio.

 

 Dentre as atividades principais do processo de marketing que sua clínica deve ter bem estruturadas estão:

 

  • Segmentação de mercado

  • Posicionamento de oferta

  • Proposta Única de Valor

  • Plano de Mídia

  • Campanhas Sazonais

  • Indicadores de Marketing

  • Gestão e Controle

Em relação ao marketing um grande erro cometido por muitos gestores de clínicas odontológicas é considerar o marketing como uma despesa. Não é. 

 

 Marketing só é uma despesa se não está trazendo novos pacientes para a sua clínica. Nesse caso, não pare com o marketing, mas troque de agência imediatamente.

 

 Marketing tem profunda relação com o caixa da sua clínica. As atividade de marketing na odontologia tem uma função básica: atrair, converter e fidelizar os pacientes mais lucrativos para sua clínica odontológica. 

 

Vendas

 

 Muita gente confunde marketing com vendas. Não são a mesma coisa. Marketing tem a função de facilitar a venda. Venda é o próximo passo natural para um marketing odontológico bem feito.

 

 A venda na odontologia acontece dentro e fora da sua clínica. Comece contratando as pessoas certas para a sua clínica. 

 

 Da sua secretária, passando pela ASB, dos dentistas até o seu gerente todos tem que ter uma mentalidade voltada para VENDAS.

 

 Se todos na sua clínica entendem que são as vendas que permitem que existam pacientes na clínica, que são as vendas que pagam as contas, que são as vendas que permitem o reinvestimento na clínica, que são as vendas que garantem a existência do negócio, ai sim existe grande possibilidade da sua clínica prosperar.

 

 Mas como fazer vendas na odontologia? Como aumentar o número de pacientes? Como atrair mais pacientes para sua clínica?

 

 Essas são perguntas que ouvimos todos os dias dos nossos clientes da nossa consultoria de marketing para dentistas.

 

 A resposta se inicia com um bom processo de marketing que atrai as pessoas que tem o interesse, autoridade e capacidade financeira para pagar pelos seus serviços e termina com um excelente atendimento ao telefone, com uma recepcionista que tem a paixão por resolver os problemas dos seus pacientes, por uma equipe que atende pontualmente, que enxerga no paciente a razão e causa da existência da clínica e principalmente de uma oferta (serviço, preço, condições de pagamento, ambiente, localização, etc.) que seja totalmente compatível com as expectativas, necessidades e desejos dos seus pacientes.

 

 Por fim, o processo de vendas, envolve ter pessoas que saibam vender, material de apoio (computadores, imagens de casos bem sucedidos, depoimentos de outros pacientes, etc.) , técnicas (de prospecção de pacientes, de abordagem , de negociação, etc.) e principalmente muita atitude.

 

 Lembrando que não existe processo de vendas sem metas e objetivos. Uma meta tem que ser específica e mensurável. 

 

 Dizer que "quer aumentar o número de pacientes" não é uma meta, mas apenas um desejo vazio. "Captar 30 novos pacientes de ortodontia por mês nos próximos 3 meses" é uma meta mensurável e específica o suficiente.

 

 O processo de vendas trabalha em conjunto com o processo de marketing e são os dois em conjunto, afinados e alinhados que fazem clínicas odontológicas atingirem faturamentos de R$ 400.000,00 por mês, como vários de nossos clientes atingem em anos de recessão como agora (2019).

 

Financeiro

 

 O processo financeiro envolve todas as atividades que estão relacionadas com os recursos financeiros na sua clínica. 

 

 Isso envolve as atividades:

 

  • Precificar da forma correta seus serviços;

  • Gestão de custos;

  • Controle do fluxo de caixa;

  • Gestão estratégia do caixa;

  • Metas e objetivos financeiros;

  • Investimentos;

  • Projeção de caixa.

 

 Ter processos de gestão financeira significa que o gestor da clínica sabe dizer qual o lucro e a rentabilidade de cada procedimento vendido individualmente (um tratamento ortodôntico, uma cirurgia, etc.), que tem o controle financeiro da sua clínica nas mãos.

 

 De todas as atividades financeiras em uma clínica odontológica, talvez a mais importante seja a gestão dos custos.

 

 Custos é todo gasto relacionado a produção direta do serviço da clínica. As despesas, por outro lado, são todos os gastos indiretos na sua clínica que apoiam de uma forma ou outro a execução das atividades da sua clínica.

 

 Então perceba, sua secretária é uma despesa, mas o seu colega dentista é um custo. A secretária não atua diretamente na produção do serviço odontológico, mas o dentista sim.

 

 Para ter uma boa administração da sua clínica odontológica é preciso controlar perfeitamente os seus custos e suas despesas. Mas, atenção! Em clínicas odontológicas de forma geral, os custos geralmente são bem mais altos (mão de obra dos dentistas, protético, dental, etc.) que as despesas (secretária, luz, telefone, contador, etc.).

 

 Então, o que vemos acontecer o tempo todo são dentistas cortando despesas acreditando que estão cortando custos. Não estão. Como resultado o problema original, permanece.

 

 Perceba, custos e despesas tem influência direta na lucratividade e rentabilidade de uma clínica odontológica, portanto ter um processo financeiro apurado é fundamental.

 

04 - Processos Administrativos

 

 Os processos administrativos são aqueles que cuidam da parte operacional da sua clínica e são fundamentais para a operação da rotina diária. São eles:

 

  • Abertura e fechamento da clínica

  • Recepção de pacientes

  • Controle da agenda

  • Limpeza e manutenção

  • Contratos

  • Faturamento e cobrança

  • Preparação de consultórios

  • Administração de pessoal

  • Esterilização

 

 Por sua natureza operacional e pela sua visibilidade são os processos mais conhecidos e reconhecidos pelos proprietários de clínicas odontológicas.

 

 Dada a sua natureza, muitos desses processos podem ser documentados e padronizados através de check lists simples ou fluxogramas.

 

 De qualquer forma, devem ser bem mapeados, entendidos e as pessoas que os executam precisam estar cientes da sua importância.

 

 Por serem de ordem mais tática são executados repetidamente, diferente dos processos de marketing e financeiros que são mais estratégicos.

 

 Os processos administrativos são por assim dizer, a espinha dorsal de toda clínica odontológica e precisam ser executados com excelência e sem a dependência de um ou outro funcionário.

 

Conclusão

 

 Administrar uma clínica odontológica vai muito além de instalar um software de controle de clínicas odontológicas.

 

 Administrar uma clínica odontológica está relacionado a implementação de um modelo de negócios em odontologia e a partir desse modelo estabelecer processos de negócio padronizados, documentados e gerenciados.

 

 Não existe administração sem pessoas. Pessoas, processos e método de trabalho são as peças que colocam clínicas odontológicas na rota do crescimento, do lucro e da rentabilidade.

 

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Caso precise de uma assessoria de gestão para clínicas odontológicas, entre em contato e fale com um de nossos especialistas!

 

Senior Marketing

Gestão de clínicas odontológicas

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