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Como montar um consultório odontológico


Seja você um recém-formado ou um veterano da odontologia, pode ser que seu sonho seja o de montar um consultório odontológico.

Afinal, você quer se realizar pessoalmente e profissionalmente com o seu próprio consultório onde você terá espaço para exercer sua profissão com os valores e crenças que você acredita.

Ótimo! Mas, para evitar que seu sonho vire um pesadelo e que você entre para as estatísticas do SEBRAE em que 8 a cada 10 empresas fecham nos dois primeiros anos, que nós aqui da Senior Marketing, baseado na nossa experiência de 20 anos ajudando dentistas a montar o seu consultório odontológico e a gerencia-ló, criamos esse artigo para você.

Como montar um consultório odontológico - Etapas

Você tem que encarar a montagem do seu consultório como um projeto. Um projeto tem etapas e essas etapas possuem atividades.

Quando você cumpre uma etapa, você chega a um marco do seu projeto.

Para ficar mais fácil de entender, pense na construção de uma casa, mesmo que você nunca tenha participado ou precisado construir uma, você sabe que existem algumas etapas em comum, como por exemplo:

  • Escolha da localização

  • Terraplanagem do terreno

  • Projeto arquitetônico

  • Projeto estrutural

  • Obras

  • Acabamento

  • Alvarás e licenças

  • Providenciar as ligações de água, luz, telefone, etc.

  • Mobiliar a casa

  • Etc, etc, etc.

Veja que a tarefas são inúmeras e no final do seu projeto de "Montagem da Casa" você terá uma casa pronta para morar.

Assim deve ser tratado o projeto de quem quer saber como montar um consultório odontológico. Mais quais são as etapas principais da montagem do seu consultório odontológico? O que é mais importante? Quais as atividades fundamentais da montagem de um consultório odontológico?

Atividades Principais

Vamos agrupar para ficar mais fácil as atividades de montagem de um consultório odontológico em 3 grupos, a saber:

  • Jurídicas

  • Administrativas

  • Marketing

Jurídicas

O primeiro passo é decidir se você vai atuar como um dentista autônomo, ou seja, como pessoa física, ou como pessoa jurídica.

Quais as implicações dessa decisão? Bom, são várias e em diversas esferas da sua vida profissional e pessoal.

Em primeiro lugar, pense na questão do seu patrimônio pessoal. De forma geral, uma empresa (Pessoa Jurídica) da maior proteção ao patrimônio pessoal do dentista.

Assim, caso algum paciente venha a fazer alguma ação na justiça contra você, em certo limite, seu patrimônio pessoal esta protegido. Nem sempre isso acontece quando você trabalha como pessoa física. É que atuando como pessoa física não existe separação entre a pessoa do dentista e o profissional.

Por outro lado, ao optar por trabalhar como pessoa física existem implicações quanto à escala do seu futuro consultório. Você ficará impedido de trabalhar como uma "marca".

Você terá que trabalhar seu nome e invariavelmente seu sucesso poderá ser sua prisão. Por que? Porque as pessoas vão associar o seu consultório a você e mesmo que você tenha a intenção de compartilhar as instalações com outros colegas (e ganhar com isso), terá dificuldades em fazer com que os pacientes queiram ser atendidos por outros profissionais na sua ausência (férias, doença, etc).

Ou seja, se você parar de trabalhar o faturamento cessa também. Não existe certo ou errado. Se é exatamente assim que você quer conduzir seu futuro profissional tocando seu consultório, tudo bem! Apenas fique atento para os limites de crescimento impostos por essa decisão.

Se optar por ser pessoa física você precisará se registrar como autônomo na prefeitura local, conseguir os alvarás de funcionamento do corpo de bombeiros e vigilância sanitária. Essas são regras genéricas geralmente aplicáveis na maioria dos casos. Consulte um contador para avaliar os requisitos específicos da sua região / cidade / estado.

Ainda como pessoa física você deverá manter um livro caixa onde lançara suas despesas em base periódica para a devida apuração de impostos.

De novo, você precisará de um bom contador para ajuda-lo a se manter em dia com o fisco. O Brasil tem uma legislação tributária complexa, não tente fazer tudo sozinho.

Quanto a opção de se tornar pessoa jurídica traz consigo vantagens e desvantagens. Entre elas a possibilidade de atender convênios (não recomendamos) que geralmente exigem um registro de pessoa jurídica para poderem fazer os repasses.

Além disso, você poderá explorar a sua "marca" despersonalizando a relação do consultório com a sua figura. Isso traz vantagens do ponto de crescimento e se você souber montar um modelo gerencial em odontologia poderá faturar bem mais que trabalhando sozinho.

A opção por pessoa jurídica precisa ser bem avaliada quanto ao ponto de vista tributário. Fazer projeções de faturamento mensal ao longo de 12 meses é fundamental para que em uma conversa com um contador experiente ele possa te orientar sobre qual o melhor regime tributário de enquadramento do seu novo consultório.

Existem os modelos de tributação (quanto você vai pagar de impostos) que são: lucro presumido, lucro real e Simples Nacional.

Cada um deles tem suas particularidades, vantagens e desvantagens sendo que a definição pelo melhor modelo somente pode ser dada por uma análise das suas projeções, do perfil do seu consultório (terá funcionários ou não), etc.

Existe ainda a opção, muito comum de encontramos em nossa consultoria de gestão e marketing para dentistas de que você trabalhe no modelo misto: Pessoa física e jurídica.

Geralmente essa opção tem a função de aproveitar as faixas de tributação de pessoa física e jurídica utilizando o limite da lei para que você pague o menor volume possível de impostos dentro da legislação pertinente. De novo, busque ajuda de um bom contador ou da nossa consultoria de gestão para dentistas onde podemos te orientar passo a passo.

Administrativas

Agora que você já abriu a empresa do ponto de vista jurídico. Seja optando pela operação como pessoa física, pessoa jurídica ou ambos esta na hora de organizar as funções administrativas.

Basicamente você precisa organizar os seus meios de produção (equipamentos, pessoas, dinheiro, etc) para produzir e entregar o serviço de odontologia que você se propõe a fazer.

Estão nessa categoria:

  • O recrutamento, seleção e treinamento da sua secretária;

  • A escolha e implementação de um software administrativo para o consultório;

  • A montagem da sua tabela de preços de serviços;

  • A definição do fluxo de trabalho (horários, como o paciente é recebido, marcação de consulta, remarcação , pagamento, cobrança, etc);

  • As funções financeiras (quais formas de pagamento serão disponibilizadas, quem recebe o pagamento, o que fazer em caso de paciente inadimplente, como gerenciar o fluxo de caixa, definição do indicadores financeiros mensais, metas financeiras);

  • Gestão de pessoal (ainda que você só tenha uma secretária tem que definir quais as metas de trabalho dela);

  • Seleção, cadastramento e cotações com laboratórios, protéticos e dentais;

  • Compra do material de consumo inicial;

  • Redação dos contratos de prestação de serviços para os pacientes;

  • Organização das fichas e pastas de pacientes;

  • Rotinas e protocolos de esterilização e limpeza;

  • Etc, etc, etc.

Enfim, as tarefas administrativas é que darão forma e tornaram seu consultório odontológico funcional.

O melhor momento para organizar as rotinas administrativas é antes de começar a funcionar. Quando não exite nenhum "vício", as pessoas estão motivadas e as "gavetas" limpas.

Sugere-se que toda rotina administrativa do seu consultório seja documentada. Pode parecer algo complexo e desnecessário para um pequeno consultório de 1 cadeira. Mas o que vai acontecer se o negócio der certo e crescer?

Muito tempo é perdido toda vez que uma nova ASB chega ao consultório. E quando muda a secretária? Você tem que perder tempo ensinando tudo de novo? Facilite sua vida, tenha tudo documentado em arquivos do próprio Word ou impresso em papel e de forma fácil de recuperar.

Marketing

Ah o marketing? Te ensinaram bastante coisa na faculdade de odontologia, mas parecem que esqueceram do principal: como captar pacientes?

Nenhum consultório odontológico sobrevive sem vendas. É vendas mesmo. Podem te falar que vender é "feio", que sua profissão "é muito nobre" para falar de vendas, que você não faz "orçamento". Tudo bem. Se engane como quiser. Sem vendas, sem consultório. Simples assim.

Vamos começar a mudar o seu mindset sobre o que é marketing odontológico te explicando o que não é marketing:

  • Marketing odontológico não e criar um site e publicar artigos nele.

  • Não é fazer marketing na odontológica criar uma logomarca e uma papelaria padronizada.

  • Tampouco é fazer marketing odontológico contratar uma agência de marketing para dentistas e criar contas no Facebook, Instagram e Youtube para publicar conteúdo de graça.

  • Google não é marketing.

Não? Então o que é isso tudo? Isso tudo é fazer propaganda. E olha, não tem nada que dê menos resultado para captar pacientes na odontologia que fazer propaganda sem antes entender de marketing!

Marketing na odontologia é a ciência que visa entender, atender e superar expectativas de um grupo específico de pacientes.

Tem tanto informação na sentença acima que vamos quebra-la nas principais partes para você entender de uma vez por todas o que é marketing odontológico e o que de fato ele pode fazer pelo seu novo consultório.

No marketing odontológico ANTES de partir para a propaganda (site, instagram, Google, panfletos, etc, etc.) responda muito claramente as 3 perguntas abaixo:

01 - Que nicho de mercado ou oportunidade eu estou explorando no meu novo consultório?

Se você é um ótimo ortodontista que esta em um mercado que tem mais um punhado de outros ótimos ortodontistas seu consultório terá pouco chance de dar certo.

É que você traz "mais do mesmo" para as mesmas pessoas. Consegue captar isso? Vá a qualquer média ou grande cidade do país e você encontrará uma quantidade absurda de profissionais de odontologia.

A grande maioria tenta se destacar pelos menos atributos: formação, tecnologia, preço. Não vá nessa linha.

Inverta a lógica: procure problemas não resolvidos na região onde você quer montar seu consultório. Quer um exemplo prático? Você mora em São Paulo e resolve montar um consultório odontológico especializado em ortodontia em Santo Amaro, ok?

Você faz uma pesquisa e descobre que já existem 80 concorrentes instalados na região. Se você chegar para essa "festa" com os mesmos argumentos de todos os outros (formação, preço, tecnologia) vai ter um consultório medíocre. Como nos sabemos? Porque que já atendemos centenas de consultórios e clínicas nessa situação nos últimos 20 anos na nossa consultoria de gestão e marketing para dentistas.

Seria diferente se você fizesse uma pesquisa de mercado e descobri-se que na região de Santo Amaro em São Paulo existem muitas pessoas que não tem tempo para ir ao dentista durante a semana, mas praticamente todos os profissionais da região trabalham de segunda-feira a sexta-feira de 08:00 as 19:00hs e sábado de 08:00 as 14:00hs.

E se você oferece-se nessa região um serviço aos domingos? Serial um diferencial? O pessoal pagaria por esse serviço? É uma necessidade? Tem uma oportunidade ai?

Essa é uma situação totalmente hipotética, mas muito válida para ilustrar por onde começa o processo de marketing na odontologia. Ele começa pela detecção de necessidades não atendidas e pelo suprimento dessas necessidades.

02 - Qual a oferta do seu consultório?

Você precisa dar um motivo forte para os seus potenciais pacientes ao terem contato com sua mensagem promocional tomarem a atitude de ligar para seu consultório e marcar uma avaliação.

Isso só vai acontecer se você definir muito bem dois pontos fundamentais:

A - Quem é a pessoa alvo da sua mensagem? Traduzindo: que tipo de paciente você quer atender? Essa história de querer atender todo mundo sempre acaba com salas de recepções vazias ou o pior ainda, com pacientes que não dinheiro fazendo você perder seu precioso tempo conduzindo avaliações que não vão dar em nada.

Enfim, defina quem é seu alvo. Se você escolheu atender "João", seja o melhor o(a) melhor dentista para esse tipo de paciente. Não queira agradar também a "Maria". Não vai funcionar.

B - Defina uma oferta do seu serviço de odontologia que agrade e atraia o "João" mas que afaste a "Maria".

Você faz isso colocando um preço específico para o seu serviço, uma condição de pagamento um horário de atendimento, escolhendo o canal correto de comunicação.

Nós sabemos que pode parecer complicado e de fato marketing odontológico não é algo que se aprende fazendo aquele cursinho online com o colega dentista que "promete te ensinar a bombar seu consultório". No final das contas o único que ganha é ele...

03 - Escolha o canal correto de comunicação

Se você fez o dever corretamente, já sabe qual o perfil do seu paciente. Se o seu "João" é um homem de 50 anos funcionário público que ganha 10 salários mínimos vai perder seu tempo publicando artigos no Facebook na tentativa de atrai-lo. Ele não vai ler, ta certo?

Escolha o canal (Canal = Facebook, Instagram, Rádio, Jornal, Panfleto, TV, Outdoor, Parcerias, Busdoor, etc, etc, etc.) de acordo com perfil do seu paciente.

Conclusão

Nesse artigo nós sintetizamos as principais atividades que você tem que fazer para responder a pergunta: como montar um consultório odontológico?

Deixamos de fora, propositadamente, as atividades relacionadas a gastos com instalações compra de equipamentos, etc.

Essa é a parte mais obvia e você vai encontrar milhões de exemplos na internet. Somente recomendamos que nesse ponto você seja parcimonioso. Ou seja, invista o mínimo necessário para começar e vá melhorando suas instalações e equipamentos com o retorno do dinheiro que você ganhar no seu consultório.

Não invista todo seu dinheiro para ter o melhor equipamento, as melhores instalações. Dificilmente isso é visto como ponto de diferenciação pelo cliente e você estará trazendo mais custo para seu investimento inicial sem agregar valor do ponto de vista do cliente.

Uma palavra sobre a escolha do ponto. Provavelmente, junto com a definição do público alvo do seu consultório, esse é o tema de maior relevância para a montagem de um consultório odontológico.

Erre no ponto e seu consultório estará fadado ao fracasso. Muita calma na escolha do ponto comercial para seu consultório odontológico.

Bem, se você gostou dessas informações compartilhe com seus colegas. Se precisa de ajuda para montar um consultório odontológico e aumentar as chances de sucesso, conte com a assessoria em gestão e marketing para dentistas da Senior Marketing. Fale conosco!


Senior Marketing

Gestão e marketing para dentistas

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