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Como cobrar os clientes inadimplentes na sua clínica odontológica


Clientes inadimplentes são um problema que cedo ou tarde toda clínica ou consultório tem que enfrentar.

Seja porque o paciente esta passando por uma dificuldade financeira temporária como a perda de um emprego, seja porque ele pode simplesmente ter esquecido a data de vencimento de um pagamento ou até mesmo por má fé. Infelizmente isso acontece.

Ainda não inventaram um manual para evitar 100% da inadimplência na sua clínica, mas é possível sim, aplicar boas práticas para cobrar clientes inadimplentes na sua clínica odontológica.

Vamos a seguir discutir essas melhores práticas para cobrar clientes inadimplentes e com isso evitar as perdas de caixa e os prejuízos advindos do não pagamento dos seus tratamentos pelos seus pacientes. Confira!

Cobrar os devedores é um direito seu

Todo consumidor tem seus direitos garantidos pelo código do consumidor, mas as empresas também tem seus direitos amparados pelo arcabouço jurídico brasileiro. Afinal de contas, nada mais justo do que receber pelos serviços prestados.

Um primeiro ponto que você deve ficar atento é sobre a redação de um contrato de prestação de serviços odontológicos com o seu paciente.

Nós sabemos que o profissional de odontologia muitas vezes tem seu foco na execução do serviço. Ele avalia o paciente, calcula seus custos, coloca sua margem de lucro, negocia o preço final e condições de pagamento com o seu paciente e simplesmente marca a data de início do serviço, sem o resguardo de que tudo isso esteja escrito e formalizado em um contrato de prestação de serviços.

Será esse contrato de prestação de serviços odontológicos que facilitará ou mesmo viabilizará a possível cobrança dos valores pactuados em uma futura demanda judicial.

Ninguém quer chegar a uma briga jurídica, mas imagine o prejuízo de não receber por um tratamento de valor alto como uma reabilitação oral que pode chegar facilmente a R$ 50.000,00 ou mais.

Você pode conseguir um modelo de contrato de prestação de serviços odontológicos junto ao próprio conselho regional de odontologia do seu estado. Use-o. Esse é o primeiro passo para que eventualmente uma cobrança possa ser realizada a contento

O paciente não pagou, e agora?

Em primeiro lugar seja discreto, atencioso e cuidadoso ao cobrar do seu paciente. O ideal é que você monte uma "régua de cobranças", que nada mais é que um processo gerencial que pode ser repassado para sua secretária administrar e executar.

A régua de cobrança determina de que forma o processo de cobrança deve ser executado, como ele será executado e qual a temporalidade mais adequada para a cobrança dos pacientes.

Por ser um processo com várias etapas não vamos abordar todo o contexto aqui, cabe ressaltar, por ora, que você deve atuar através da régua de cobranças em dois momentos:

01 - Antes do vencimento da cobrança - Através de mensagens automatizadas, alertas de vencimento de fatura que deve ser programados por e-mail, WhatsApp e incluso, telefone.

02 - Após o vencimento da cobrança - Com mensagens de resgate do pagador inadimplente, com graus moderados de alerta, começando imediatamente após o paciente ficar inadimplente com um simples mensagem de lembrança do título vencido até cartas de cobranças judiciais (na ponta extrema).

É importante ressaltar que em toda e qualquer situação sua empresa deve sempre buscar o diálogo e conciliação com o paciente inadimplente, mas o acesso a continuidade do tratamento deve ser bloqueado imediatamente enquanto as pendências financeiras não forem concluídas.

É importante que você leia e entenda o código de defesa do consumidor e saiba o que pode e o que não pode fazer em termos de cobrança. Na dúvida você pode sempre contar com a ajuda de um dos nossos consultores especialistas em gestão de clínicas odontológicas.

Conclusão

É fundamental que todos na sua clínica se conscientizem de que a inadimplência é um mal que compromete a operacionalidade da sua clínica.

É preciso implementar práticas que evitem e minimizem ao máximo esse tipo de problema e práticas, processos e scripts de resgate de pacientes que já se tornaram inadimplentes.

Se sua clínica tem uma taxa de inadimplência superior a 10% é preciso tomar medidas urgentes para avaliar os seus processos internos. Provavelmente você está atraindo o tipo de paciente errado e não está fazendo nenhum tipo de análise de crédito criando uma carteira dos chamados "pacientes monstros".

Para uma consultoria completa para sua clínica odontológica revisando todos os seus processos e estabelecendo protocolos e processos de gestão e marketing que ajudem sua clínica a crescer de forma saudável e sustentável, entre em contato conosco:

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